Cotações – ajudam ou confundem?

Recentemente, analisando a política de compra de uma organização, deparei com uma situação muito comum nas empresas: A necessidade de realizar 3 cotações para todo e qualquer processo de compra.

Certamente a idéia das 3 cotações foi pensada na compra de commodities. Ao estrapolar o procedimento para todas as demandas é possivel que em alguns casos o processo fique mais caro do que o próprio bem ou serviço a ser contratado.

Cotação consiste em estabelecer ou fixar o preço de alguma coisa, faz parte da política de compra de qualquer empresa. Trata-se de levantar referências para formar uma base de conhecimento para posterior negociação.

O escopo de fornecimento é crítico nesta fase. A ausência de uma boa definição resultará em cotações não aderentes às demandas e sem nenhuma possibilidade de fazer o comparativo, prejudicando todo o processo.

O preço nunca pode ser o motivo determinante para a escolha. É preciso levar em conta a especialização, o prazo e a capacidade do fornecedor participar de novos projetos na organização.

Para exemplificar estes fatores segue 2 situações, uma situação vivenciada por mim e um famoso conto do empresário britânico Harold Geneen:

1. O Especialista

Quando procurei um profissional para fazer um novo par de óculos, ele observou atentamente os detalhes do meu rosto e com poucas perguntas trouxe uma única opção e disse: “Esta armação atende a sua atual necessidade.”

Fiquei inquieto com a possibilidade de não ver mais opções e perguntei: “Você não vai apresentar outros modelos?” Imediatamente ele respondeu: “Você procurou um especialista e não uma ótica, eu fundamentei o meu trabalho na sua necessidade pessoal e não somente na moda. Apresentar outras opções criará dúvidas desnecessárias para este momento.”

2. A MARTELADA (Harold Geneen)

Um navio carregado de ouro, revestido de todo o cuidado e segurança, atravessava o oceano quando, de repente, o motor enguiçou.

Imediatamente o comandante mandou chamar o técnico do porto mais próximo. Ele trabalhou durante uma semana, porém sem resultados concretos. Chamaram então o melhor engenheiro naval do país. O engenheiro trabalhou três dias inteiros, sem descanso, mas nada conseguiu o navio continuava enguiçado.

A empresa proprietária do navio mandou então buscar o maior especialista do mundo naquele tipo de motor. Ele chegou, olhou detidamente a casa das máquinas, escutou o barulho do vapor, apalpou a tubulação e, abrindo a sua valise, retirou um pequeno martelo. Deu uma martelada em uma válvula vermelha que estava meio solta e guardou o martelo de volta na valise.

Mandou ligar o motor, e este funcionou na primeira tentativa. Dias depois chegaram as contas ao escritório da empres a de navegação. Por uma semana de trabalho, o técnico cobrou US$700. O engenheiro naval cobrou, por três dias de trabalho, US$900. Já o espe cialista, por sua vez, cobrou US$10.000 pelo serviço. Atônito com esta última conta, o Diretor Financeiro da empresa enviou um telegrama ao especialista, perguntando: “Como você chegou a esse valor de US$10 mil por cerca de 1 minuto de trabalho e uma única martelada?” O especialista então enviou os seguintes detalhes do cálculo à empresa: “Por dar 1 martelada US$1; Por saber onde bater o martelo US$9.999.”

Moral da história “O que vale no Universo não é dar a martelada, e sim saber onde bater o martelo. A martelada em si você pode até delegar para outro.”

E é por (querer) ignorar isto que muitos subestimam certos tipos de trabalho, que são trivialmente avaliados pelo tempo de duração. “No mundo dos negócios todos são pagos em duas moedas: dinheiro e experiência. Agarre a experiência primeiro, o dinheiro virá depois.”

Ajudam ou confundem?

Quando se tem clareza daquilo que se quer, a busca pode ser muito mais prática e objetiva. Nem sempre será preciso analisar uma série de opções.

Por  Claudio Moreto