O envolvimento dos colaboradores na gestão da informação

A história nos mostra que os grandes saltos do progresso da humanidade ocorreram, em primeiro lugar, pela ação do homem e, depois, pela inovação. O mais surpreendente na ciência das relações humanas, contudo, é perceber que apenas nos últimos anos houve de fato a valorização do indivíduo e da gestão do conhecimento nas empresas.

Percebeu-se que essa mudança ocorreu pela percepção de que o elemento humano é a vida e o componente principal do conhecimento em uma organização. Nesse contexto, a informação passou a ser considerada capital precioso, ou seja, o recurso chave da competitividade efetiva, do diferencial de mercado e de lucratividade.

Assim, a tarefa pela tarefa perdeu seu valor; o que importa agora é o que e quanto a tarefa agrega de valor à empresa e ao indivíduo. Estamos falando, aqui, do mais importante: a informação contida na tarefa e que produz conhecimento. A gestão efetiva de uma organização, portanto, requer a percepção objetiva e precisa dos valores da informação e do sistema de informação.

A qualidade é um conceito multidimensional obtido por um conjunto de atributos ou características. A qualidade em sistemas de informação é um conjunto de propriedades a serem atendidas, de modo que o sistema satisfaça às necessidades de seus usuários. O fluxo da informação em uma organização é um processo de agregação de valor, e o sistema de informação pode ser considerado como a própria cadeia de valor, por ser o suporte para a produção e a transferência da informação, do conhecimento.

Assim, um sistema de informação é uma combinação de processos relacionados ao ciclo informacional, de pessoas e de uma plataforma de tecnologia da informação, organizados de forma tal que favoreçam o alcance dos objetivos de uma organização. Como fazer para alimentar esse ciclo informacional? Como envolver as pessoas nesse processo e garantir a qualidade e o rigor da informação?

O primeiro fator que as empresas devem considerar é se existe um ambiente favorável para a instalação de uma cultura que permita a todos os colaboradores serem responsáveis por repassar conhecimento, fazendo com que as pessoas confiem umas nas outras, sem priorizar cargo ou fonte.

Quando as pessoas percebem que estão contribuindo para o progresso da organização, sentem-se parte do todo, compreendendo sua real importância para o sucesso. Ficam, portanto, mais motivadas, aumentando a cada dia seu grau de contribuição. O sentimento de pertencer eleva o orgulho, a confiança e a autoestima das pessoas.

Quando se é parte do todo, a honra aparece em primeiro plano,e o reconhecimento por parte das lideranças – também alinhadas, comprometidas e pertencentes – alimenta a motivação, contribuindo para o aperfeiçoamento dos processos e dos produtos. Não há quem não goste de fazer parte de um time reconhecidamente importante e vencedor.

As empresas já perceberam que a integração das pessoas facilita a superação de fronteiras e ajuda a prevenir a fragmentação da informação, criando redes para compartilhamento do conhecimento. A importância do compartilhamento de informações em conjunto com o desenvolvimento de um ambiente favorável e propício ao desenvolvimento dos indivíduos é que contribui para a geração do conhecimento, elemento estratégico fundamental que oferecerá às empresas vantagens competitivas.

Gerar conhecimento para a empresa é também gerar conhecimento para o indivíduo; doar informação é confirmar e aperfeiçoar o conhecimento, fundamental para o crescimento pessoal e profissional de todos. É preciso que todos os colaboradores entendam que a tecnologia da comunicação é muito mais do que TI; é a combinação de técnicas de transferir informações e conhecimentos aos colegas, dar e compreender instruções, dar e receber feedback, negociar e participar de negociações, ouvir ativamente e com todos os sentidos e com os outros princípios aplicados à comunicação humana.

Os valores da organização devem estar alinhados ao comprometimento de seus integrantes, à ética, à transparência e à justiça no tratamento, criando um ambiente organizacional em que todos praticam o que apregoam e esperam o mesmo de seus colaboradores.

Todos deveriam ter o mesmo pensamento: “compartilhar as informações que possuo comigo a cada dia e com todos; dispensar tratamento a cada um dos indivíduos da empresa como gostaria que esse tratamento fosse a mim dispensado, por onde eu passasse, com quem eu conversasse e nas atividades que eu desempenhasse”. Isso, ao final, se traduz por respeito.

O sentimento de confiança mútua faz com que o ambiente favoreça as discussões em grupo, além de ser sadio, equilibrado e harmonioso. Faz ainda que esse ambiente se torne agradável e estimule a confiança mútua, uma vez que o compartilhamento de ideias é constante.

O conhecimento não é estático, modificando-se mediante a interação com o ambiente, sendo esse processo denominado “aprendizado”. Em uma visão mais ampla, o aprendizado é a integração de novas informações em estruturas de conhecimento, de modo a torná-las potencialmente utilizáveis em sistemas futuros de processamento e de elaboração.

Por Marília Neves da Rocha

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